Die Charlotte befindet sich seit einigen Jahren im digitalen Wandel. So setzen wir Schritt für Schritt einzelne Prozesse so um, dass sie im besten Fall vollständig digital durchgeführt werden können. Vor allem in den vergangenen zwei Jahren der Pandemie hat die Charlotte von den teils schon digitalen Prozessen profitiert.
All diejenigen, die bei der Charlotte schon einmal umgezogen sind, kennen es. Nach Eingang der Kündigung kommt der zuständige Verwalter in die Wohnung und füllt ein mehrseitiges Dokument bezüglich Schönheitsreparaturen, mietereigenen Einbauten etc. aus. Zum Vertragsende wird bei der Abnahme und Schlüsselübergabe der Wohnung wiederum ein Protokoll in Papierform ausgefüllt und der Nachmieter erhält bei der Wohnungsübergabe ebenfalls ein mehrseitiges Papierschriftstück, in dem der Zustand der Wohnung dokumentiert wird. Alles natürlich durchschreibbar und in zweifacher Ausfertigung, sodass jede Vertragsseite ein Exemplar erhält. Am Ende landen die Protokolle bei Ihnen bestenfalls im Charlotte-Nutzerordner und bei uns werden sie gescannt, archiviert und die Papierdokumente nach einer gewissen Aufbewahrungsdauer vernichtet. Bei ca. 360 Mieterwechseln pro Jahr lässt sich schnell hochrechnen, wie viel Papier dafür verwendet wird. Damit machen wir jetzt Schluss!
Ab April 2022 werden die Mitarbeiter der Charlotte zwar nach wie vor zu Ihnen in die Wohnung kommen, vor Ort alles dokumentieren sowie Zählerstände und Schlüssel notieren, aber sie werden statt mit Papier und Stift mit einem Tablet durch die Wohnung gehen. Unser Systempartner Aareon bietet dafür die sogenannte Aareon Services App an, die bereits von unseren Hauswarten zur Dokumentation der Verkehrssicherungspflicht genutzt wird.
In dieser App finden die Mitarbeiter dann bereits voreingestellte Informationen bzw. Ausstattungsausprägungen zu Ihrer Wohnung, können diese gegebenenfalls anpassen oder abändern, Ihre persönlichen Daten wie bspw. Telefonnummer, E-Mailadresse oder Verzugsadresse eingeben und direkt in unser System überspielen. Wie zuvor in Papierform auch, werden Hinweise zu nötigen Schönheitsreparaturen vermerkt oder mietereigene Einbauten, die entfernt oder an einen möglichen Nachmieter übergeben werden können, aufgenommen. Es besteht auch die Möglichkeit, einen Zustand oder bspw. einen Zählerstand per Fotoaufnahme zu dokumentieren und das Bild in das Protokoll mit aufzunehmen. Der Zugriff auf die digitalisierte Mieterakte ist ebenfalls direkt möglich und so lässt sich z.B. im Zweifel schnell nachvollziehen, wieviele Schlüssel bei der Wohnungsübergabe tatsächlich an den Mieter ausgehändigt wurden. Zum Abschluss des Termins kann der Verwalter eine Protokollvorschau erzeugen und mit Ihnen die Anmerkungen durchsprechen. Nach erfolgter Unterschrift auf dem Tablet wird das Protokoll per E-Mail an Sie und an den zuständigen Mitarbeiter bei der Charlotte verschickt. Schnell, unkompliziert und vor allem papierlos!
Bitte sorgen Sie sich nicht, falls Sie keine E-Mailadresse haben. Es wird weiterhin möglich sein, Ihnen das Protokoll auszudrucken und auf dem Postweg zukommen zu lassen.
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